결혼식 당일이 되면 신랑과 신부, 그리고 양가 부모님들은 밀려드는 하객들을 맞이하고 결혼식을 잘 마무리해야 된다는 부담감에 정신이 없기 때문에 다른 일을 챙기기란 거의 불가능하다고 할 수 있습니다. 때문에 축의금을 받고 장부와 많은 돈을 실질적으로 관리해야 하는 축의금 받는 사람의 섭외 첫 번째 조건은 신뢰가 될 수밖에 없습니다.
그럼 믿을 수 있는 사람이면 축의금 받는 사람으로 무조건 섭외하면 될까요? 아닙니다. 많은 분들이 축의금 받는 사람이 단순히 접수대만 지키고 돈만 받아 식대만 전달하면 된다고 오해하는 경우가 많은데, 최소 2명으로 이루어진 축의금 받는 사람은 서로 각각 하는 일이 다르며 결혼식장을 찾은 하객들의 불편한 사항이나 궁금한 점을 모두 해결해 줘야 하는 중요한 포지션을 담당하고 있기 때문입니다. 오늘은 결혼식을 준비하시는 분들을 위해 축의금 받는 사람이 하는 일과 준비해야 하는 것들에는 어떤 것들이 있고, 축의금 정산과 전달은 어떻게 하면 될지에 대해 자세히 알아보는 시간을 가져 보겠습니다.
결혼식 축의금 받는 사람 | 섭외 조건
결혼식 축의금으로 들어오는 돈은 정산하면 최소 몇천에서 최대 몇억까지 될 정도로 규모가 작지 않다는 점에서 축의금을 받는 사람을 섭외할 때는 첫째, 신뢰가 있어야 합니다. 특히 돈에 대해서 욕심이 없어야 합니다. 부모님 세대들은 남자를 선호하지만, 성별은 중요하지 않으며 최근에는 축의금 받는 사람이 여성분들인 경우도 적지 않습니다.
둘째, 성격이 꼼꼼해야 합니다. 축의금 받는 사람은 하객에게 돈을 받은 다음 식권 및 주차권, 답례품을 전달해야 하는 것은 물론 축의금 봉투에 번호를 기록하고 금액을 확인한 다음 장부에 기록, 정산까지 해야 하는 등 모든 일을 빠짐없이 완벽하게 처리해야 하기 때문입니다. 믿음은 가지만 평소에 덜렁거리는 성격이라면 섭외에서 제외하는 게 좋습니다.
셋째, 축의금 받는 사람은 소위 머리가 빨리 돌아가야 하는 사람을 섭외하는 게 좋습니다. 결혼식 하객은 불편한 점이나 궁금한 점을 대부분 접수대를 지키는 사람에게 문의하는 경우가 많은데, 이를 잘 대처하지 못하거나 해결해 주지 못하면 하객 입장에서는 그 원망을 신랑이나 신부, 양가 부모님들에게 돌릴 수 있기 때문입니다.
결혼식 축의금 받는 사람 | 준비해야 하는 것들
접수대를 지키는 사람은 기본적으로 돈을 관리하는 게 주 업무지만, 하객들을 안내하는 역할도 같이 담당하는 게 일반적입니다. 때문에 신부대기실이나 화장실 위치 및 이동 방법, 답례품 교환장소, 연회장, 주차장, 피로연 위치, 결혼식 시작 시간 등 하객들이 궁금해 할 수 있는 것들에 대해 전반적으로 이해하고 알고 있어야 합니다.
접수대에는 예식장 측에서 준비해 준 방명록이나 봉투, 주차권, 식권, 볼펜, 고무줄, 장부, 식권 등이 기본적으로 미리 비치돼 있습니다. 축의금 받는 사람으로 섭외된 분은 하객들이 오기 전 미리 비품들이 제대로 채워져 있는지, 없다면 미리 관리자에게 필요한 비품들을 요청해 채워 넣거나 준비해 두어야 합니다.
식권 매수 확인은 필수이며, 식권이 대인과 소인으로 구분되어 있다면 전달 방법에 대한 숙지도 미리 해두어야 합니다. 하객이 예상한 것보다 많이 몰릴 경우를 대비해 예식장 측과 미리 모자란 식권을 어떻게 처리할지를 상의해 두는 게 좋고, 관리자와의 원활한 소통을 위해 연락 방법은 사전에 교환해야 합니다. 하객으로부터 받은 돈을 어떻게 보관할지는 미리 신랑 신부 측과 상의하는 게 좋고, 돈을 보관할 통이나 금고, 가방은 잠금 여부 확인 후 분실되지 않도록 보안에 각별한 주의를 요합니다. 돈통에 잠금장치가 되어 있다면, 열쇠 위치 또는 비밀번호는 미리 알고 있어야 정산할 때 문제가 되지 않습니다.
결혼식 축의금 받는 사람 | 하는 일
▣ 담당자 A(축의금 받는 사람)
신랑과 신부는 결혼식 전 접수대를 지키고 축의금을 받는 사람으로 최소 2명을 섭외해야 합니다. 보통 하객이 축의금 봉투를 전달하고 방명록에 이름을 쓰면, 담당자 A는 축의금 봉투에 번호를 기록하고 식권 및 주차권을 전달한 후 답례품 교환 방법 등에 대해 안내하는 역할을 수행합니다.
하객이 방명록을 따로 쓰지 않을 경우에는 담당자 B가 장부에 기록하는 것으로 이를 대신합니다. 식권을 전달할 때는 미리 신랑, 신부와 사전에 상의한 대로 배포하는 것이 중요하며, 일인당 지급 수량을 제한하거나 식권을 더 달라고 요구하는 경우를 대비해 이를 어떻게 처리할 지도 미리 혼주분들과 상의해 두는 것이 좋습니다. 그리고 식권이 대인과 소인으로 구분되어 있는 경우 전달상에 혼선이 발생하지 않게 하는 것도 중요합니다.
▣ 담당자 B(축의금 관리)
담당자 A가 축의금 봉투를 전달하면 담당자 B는 금액을 확인하고 장부에 번호와 이름, 금액을 기록한 후 봉투를 돈통이나 가방에 보관하는 관리 역할을 수행합니다. 담당자 B는 실질적으로 돈을 관리하는 사람이기 때문에 절대 자리를 비워선 안됩니다.
결혼식을 하다 보면 멀리서 온 분들을 위해 여비를 챙겨줄 요량으로 혼주분들이 중간에 축의금 일부를 가져가는 경우도 있을 수 있는데, 이 경우 담당자 B는 장부에 이러한 내용을 자세히 기록해 두어야 합니다.
신랑이나 신부, 양가 부모님 이외 다른 사람에게는 절대 돈을 전달해선 안됩니다. 만약 가족이더라도 문제가 있어 축의금을 개인적으로 슈킹(남의 돈을 중간에서 가로채는 것)할 것 같다는 의심이 조금이라도 든다면, 신랑과 신부 혹은 양가 부모님들이 축의금 받는 사람에게 미리 이 내용을 알려주는 것이 좋습니다.
▣ 축의금 정산과 전달
축의금 정산은 예식이 시작된 후 하객들이 뜸한 시간에 시작하는 게 좋습니다. 하객들을 맞이하는 동안엔 빨리 일을 처리하는 것보단 오차 없이 돈을 세고 정확하게 기록하는 것이 더 중요합니다.
정산은 봉투 속 금액과 장부에 기록된 금액이 일치하는지, 그리고 총금액이 일치하는지가 중요 체크 포인트입니다. 만일 금액이 맞지 않다면, 누락된 것은 없는지 다시 점검하고 확인하는 과정을 무한 반복해야 할 수도 있습니다. 금액이 크지 않다면 큰 문제가 되지 않겠지만, 금액이 크다면 축의금 받는 역할을 한 사람이 큰 곤욕을 치를 수도 있기 때문입니다.
축의금 정산 금액에 이상이 없다면 봉투는 번호 순서대로 50개 혹은 100개 단위로 묶어, 돈은 만원 또는 오만 원권으로 구분해 일정 단위(100만 원 등)로 묶음 해 결혼식이 마무리될 때까지 안전하게 보관한 후 전달합니다. 이때 축의금을 모은 가방은 신랑이나 신부, 혼주, 양가 부모님 이외에는 주지 않는 게 중요합니다. 되도록이면 결혼식 전 미리 돈가방을 받을 사람을 신랑과 신부 측, 혼주분들이 정해서 축의금 받는 사람들에게 알려주는 게 혼선을 막을 수 최고의 방법입니다.